Sistema financeiro para escritório de contabilidade

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Um escritório de contabilidade cobra honorários mensais de uma carteira de empresas, quase sempre com valor fixo por cliente e vencimento definido em contrato. O sistema financeiro precisa gerar essas cobranças todo mês, enviar o boleto ou o PIX ao cliente, dar baixa quando o pagamento entra e permitir a emissão da nota fiscal de serviço do honorário. Honorários extras, como abertura de empresa, declaração anual ou alteração contratual, precisam virar cobranças avulsas sem bagunçar a mensalidade. O escritório também tem contas a pagar, como sistemas, folha e aluguel, que entram no mesmo financeiro para mostrar o resultado do mês. Configurar bem significa ter um item recorrente por cliente, juros e multa do contrato, uma régua de lembretes com tom adequado a clientes empresariais e a NFS-e emitida a partir do recebimento, conferida antes de sair.

O problema típico do escritório

O contador passa o mês cobrando documentos dos clientes e, na mesma conversa, precisa cobrar o próprio honorário. Misturar os dois assuntos atrasa os dois.

Além disso, o honorário costuma chegar por transferência ou PIX sem identificação, e alguém precisa descobrir quem pagou o quê antes de saber quem está em dia.

Como a cobrança recorrente funciona no escritório

Cada cliente vira um item de cobrança mensal com o valor do honorário e o dia de vencimento do contrato. O sistema gera a fatura, manda a mensagem com o código de pagamento e dá baixa quando o gateway confirma. Pagamento feito pelo código da cobrança dispensa a conferência de extrato; os detalhes estão em conciliação de pagamentos.

Honorários extras entram como cobranças avulsas, de uma repetição, com a descrição do serviço prestado.

No FaturaNet, o pagamento confirmado gera o lançamento de receita no financeiro, e a NFS-e do honorário pode ser emitida a partir desse lançamento, com os dados do cliente já preenchidos.

A nota fiscal do honorário

Contabilidade aparece no item 17.19 da lista de serviços anexa à Lei Complementar 116/2003, que trata do ISS. A nota sai em nome do escritório, com o certificado digital dele, pelo padrão adotado pelo município.

Emitir a partir do recebimento evita nota de honorário que não foi pago, quando essa é a política do escritório. O passo a passo está em emitir NFS-e junto com a cobrança.

O que configurar

  • Um item recorrente por cliente, com o valor e o vencimento do contrato de honorários.
  • Juros e multa conforme o contrato.
  • Régua com tom de comunicação entre empresas: objetiva e sem excesso de lembretes. Veja o modelo de régua de cobrança.
  • Serviços fiscais cadastrados para a NFS-e, com os códigos de cada um.
  • Centros de custo para separar honorários mensais de serviços avulsos, se o escritório quiser acompanhar cada linha.

Erros comuns

  • Cobrar honorário e documentos no mesmo canal e na mesma mensagem.
  • Deixar honorário extra sem cobrança, combinado só na conversa.
  • Esquecer de encerrar a cobrança do cliente que saiu do escritório.
  • Aceitar pagamento por fora do código da cobrança e não registrar a baixa, o que mantém o cliente recebendo lembretes.

Perguntas frequentes

O honorário pode ser cobrado por PIX com vencimento?

Pode, se o gateway oferecer a modalidade. A cobrança com vencimento do Pix tem data de vencimento, prazo de pagamento depois dela e campos de juros e multa, como um boleto. A comparação entre os meios está no guia de PIX copia e cola ou boleto.

Como cobrar o honorário extra de fim de ano?

Como uma cobrança avulsa, de uma repetição, no mês combinado em contrato. Ela fica separada da mensalidade, com descrição própria, e entra na mesma régua de lembretes. O cliente vê duas faturas distintas e entende o que está pagando em cada uma.

A nota fiscal do honorário sai sozinha?

Num fluxo comum, a emissão é um passo do usuário a partir do recebimento, o que permite conferir antes de emitir. A nota sai em nome do escritório, assinada com o certificado digital dele, e o PDF fica disponível para enviar ao cliente junto com o comprovante.

Dá para separar receitas por tipo de serviço?

Dá, com centros de custo: um para honorários mensais e outro para serviços avulsos, por exemplo. Cada recebimento entra no centro de custo do item de cobrança. O guia de centro de custo mostra como montar essa divisão.

Fontes

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