Conciliação de pagamentos de boleto e PIX

Atualizado em

Conciliação de pagamentos é confirmar que cada fatura foi paga, pelo valor certo, e que o dinheiro chegou à conta. Com boleto e PIX gerados por um gateway, a maior parte desse trabalho vira baixa automática: o gateway avisa o sistema quando a cobrança é liquidada e a fatura muda para paga, sem ninguém abrir o extrato. A conferência manual continua necessária quando o pagamento é feito fora do gateway, como transferência direta ou dinheiro, quando o valor recebido difere do valor da fatura por causa de juros, multa ou tarifa, e quando o aviso do gateway atrasa ou falha, deixando uma fatura paga como pendente. Uma rotina semanal de comparar o relatório do gateway com as faturas baixadas e com o extrato bancário pega essas exceções antes que virem cobrança indevida ou diferença no caixa.

Baixa automática e conferência de extrato

Na conferência manual, alguém compara o extrato bancário com a lista de faturas e marca uma a uma as que foram pagas. Funciona com poucos clientes, mas depende de identificar quem pagou, e um PIX para a chave da empresa sem identificação vira adivinhação.

Na baixa automática, cada cobrança tem um identificador. Quando o cliente paga aquele boleto ou aquele código de PIX, o gateway sabe a que fatura o pagamento pertence e avisa o sistema por webhook. O Banco Central lista entre as vantagens do Pix facilitar a conciliação e a integração de sistemas, e o manual do Pix prevê um identificador de transação para cada cobrança.

No FaturaNet, a baixa automática marca a fatura como paga, registra a data do pagamento e cria o lançamento de receita no financeiro, no centro de custo e na conta bancária definidos no item de cobrança.

Quando o valor pago diverge do valor da fatura

Nesses casos, a fatura pode estar corretamente baixada e o financeiro ainda assim não bater com o extrato. No FaturaNet, o lançamento automático usa o valor da fatura; juros, multa e tarifa aparecem no relatório do gateway e precisam ser lançados à parte para o financeiro fechar com a conta bancária.

  • Juros e multa: o cliente pagou depois do vencimento e o gateway cobrou encargos, então o valor recebido é maior que o da fatura.
  • Desconto ou abatimento concedido na cobrança, que deixa o valor recebido menor.
  • Tarifa do gateway: o valor que chega à conta é o valor pago menos a tarifa da operação.
  • Pagamento em duplicidade ou parcial, quando o cliente paga duas vezes ou paga a menos por engano.

Pagamento feito por fora do gateway

Transferência para a conta da empresa, PIX para a chave fixa ou pagamento em dinheiro não passam pelo gateway, e nenhum aviso chega ao sistema. A fatura continua em aberto e a régua continua cobrando.

A saída é registrar o pagamento na própria fatura assim que ele for identificado e orientar o cliente a usar sempre o código enviado na cobrança. Uma linha no texto da régua de cobrança, como “pague pelo código abaixo para a baixa ser automática”, deixa isso claro.

Atraso no aviso do gateway

O Pix é liquidado em segundos e o aviso chega logo depois. O boleto depende da compensação bancária: segundo a Febraban, o boleto pago até 13h30 pode ser liquidado no mesmo dia, conforme o contrato do recebedor, e o pago depois disso, no dia útil seguinte. Nesse intervalo, a fatura aparece como pendente.

Se a régua tem um lembrete marcado para o dia seguinte ao vencimento, um boleto pago na véspera à noite pode não estar baixado a tempo. Lembretes com “se você já pagou, desconsidere” evitam atrito. Um webhook que falha também acontece, e é para isso que serve a rotina de conferência. A diferença entre os meios de pagamento está em PIX copia e cola ou boleto.

Passo a passo

  1. Exporte os pagamentos do gateway

    Baixe do painel do gateway a lista de cobranças liquidadas na semana, com data, valor pago e tarifa.

  2. Compare com as faturas baixadas

    Toda cobrança liquidada no gateway deve corresponder a uma fatura paga no sistema, com a mesma data.

  3. Trate as pendências

    Fatura paga no gateway e pendente no sistema: registre a baixa manual e verifique o aviso de pagamento. Pagamento sem fatura: identifique o cliente e registre.

  4. Confira o extrato bancário

    Some os repasses do gateway na conta e compare com o total recebido menos as tarifas.

Perguntas frequentes

O que é baixa de fatura?

Baixa é o registro de que a fatura foi paga. Pode ser automática, quando o gateway avisa o sistema, ou manual, quando alguém confere o pagamento e marca a fatura como paga. Depois da baixa, a fatura sai da régua de cobrança e o valor entra como receita no financeiro.

Preciso conferir o extrato se a baixa é automática?

Sim, com menos frequência. A baixa automática cobre os pagamentos feitos pelo código da cobrança, mas não enxerga transferências diretas nem diferenças de valor por juros, multa e tarifa. Uma conferência semanal entre o relatório do gateway, as faturas baixadas e o extrato bancário pega essas exceções.

O que fazer quando o cliente paga duas vezes?

Confirme a duplicidade no relatório do gateway e combine com o cliente a devolução do valor ou o abatimento na próxima fatura, como ele preferir. Registre o que foi combinado no histórico do cliente e no financeiro, para que a conferência seguinte não aponte a mesma diferença.

Por que a fatura paga continua como pendente?

As causas mais comuns são pagamento feito fora do código da cobrança, boleto ainda em compensação ou falha no aviso do gateway. Confira primeiro no painel do gateway se a cobrança aparece como liquidada. Se aparecer e o sistema não baixou, registre a baixa manual e verifique a configuração do aviso de pagamento.

Fontes

Leia também