Sistema de cobrança para assistência técnica e manutenção

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Assistência técnica e empresas de manutenção vivem de duas receitas: contratos de manutenção, cobrados todo mês ou a cada trimestre, e serviços avulsos, que começam num orçamento e terminam numa ordem de serviço executada. Um sistema de cobrança para esse negócio precisa tratar as duas. Os contratos viram cobranças recorrentes, geradas sozinhas e enviadas com o código de pagamento. Os serviços avulsos seguem o caminho orçamento aprovado, ordem de serviço, execução e faturamento, de preferência sem redigitar valores e itens em cada etapa. A ordem de serviço também guarda o que foi feito, com checklist, anexos e linha do tempo, o que ajuda quando o cliente questiona a cobrança. Para configurar, separe os contratos dos serviços avulsos, defina o ciclo de cada contrato e use a mesma régua de lembretes para tudo o que for cobrado com boleto ou PIX.

O problema típico

O técnico executa, mas a cobrança depende de alguém transformar o serviço em conta a receber. Entre a ordem de serviço fechada e a cobrança enviada, o serviço avulso se perde, e o contrato de manutenção é cobrado com atraso porque ninguém olhou a data.

Contratos de manutenção: cobrança recorrente

Cada contrato vira um item de cobrança com valor, dia de vencimento e ciclo: mensal para suporte contínuo, trimestral ou semestral para manutenção preventiva. Contratos com prazo têm número fixo de repetições e param sozinhos no fim. A configuração está em cobrança recorrente: como configurar.

Manutenção e assistência técnica aparecem nos itens 14.01 e 14.02 da lista de serviços da Lei Complementar 116/2003, o que define o enquadramento da NFS-e desses serviços.

Serviços avulsos: do orçamento ao financeiro

O orçamento aprovado vira venda, e a venda gera as contas a receber, à vista ou parceladas. Quando o serviço passa por ordem de serviço, o faturamento da OS cria os lançamentos de receita com vencimento, centro de custo e conta bancária. O fluxo completo está em ordem de serviço com faturamento integrado.

No FaturaNet, a ordem de serviço tem quadro Kanban, checklist, anexos e linha do tempo, e o faturamento dela gera os lançamentos no financeiro sem redigitar os itens.

O que configurar

  • Contratos de manutenção como itens recorrentes, com o ciclo de cada um.
  • Status das ordens de serviço que fazem sentido para a operação, do recebimento do equipamento à entrega.
  • Checklist padrão por tipo de serviço, para o técnico não pular etapas.
  • Uma régua de cobrança para as faturas com boleto ou PIX, igual para todos os clientes.

Erros comuns

  • Fechar a ordem de serviço sem faturar, deixando o serviço sem conta a receber.
  • Cobrar peça e mão de obra sem descrever cada uma, o que abre espaço para contestação.
  • Esquecer o reajuste do contrato de manutenção na data prevista.
  • Não registrar a aprovação do orçamento, e o cliente dizer depois que não autorizou o serviço.

Perguntas frequentes

Posso cobrar o contrato de manutenção por trimestre?

Pode. O ciclo trimestral gera uma fatura a cada três meses, com o valor do trimestre. Se o cliente prefere pagar mês a mês um contrato pensado por trimestre, use ciclo mensal com o valor dividido. O que vale é o que está no contrato.

A ordem de serviço ajuda na cobrança?

Ajuda quando o cliente questiona o valor. Checklist, anexos e linha do tempo mostram o que foi feito e quando. Com esse registro, a conversa sai do “não lembro de ter pedido” e vai para o que está documentado na OS.

Dá para parcelar um serviço avulso?

Dá. Na conversão do orçamento ou no faturamento da ordem de serviço, o valor pode ser dividido em parcelas com vencimentos diferentes, e cada parcela vira uma conta a receber no financeiro, com o centro de custo e a conta bancária escolhidos.

Como cobrar a visita técnica que não virou serviço?

Como um serviço avulso de valor fixo, informado ao cliente antes da visita e registrado num orçamento ou numa ordem de serviço própria. Combinar antes, por escrito, evita a discussão depois.

Fontes

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