Ordem de serviço com faturamento integrado

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Ordem de serviço com faturamento integrado é a OS que, ao ser concluída, gera as contas a receber no financeiro a partir dos próprios itens, sem redigitar valores num segundo sistema. A ordem de serviço registra o cliente, o equipamento ou local, o que será feito, as peças e a mão de obra. Num quadro Kanban, cada OS anda pelos status da operação, como recebida, em execução e concluída. Checklist, anexos e linha do tempo documentam o trabalho e mostram quem fez o quê e quando. Na hora de faturar, o valor pode virar uma conta a receber única ou várias parcelas, cada uma com vencimento, centro de custo e conta bancária. Esse registro ajuda quando o cliente questiona a cobrança, porque o que foi feito está documentado na própria OS. Os lançamentos gerados ficam disponíveis para a emissão da nota fiscal de serviço.

O que a ordem de serviço registra

  • Cliente e contato.
  • Descrição do problema ou do serviço pedido.
  • Itens: serviços e peças, com quantidade e valor.
  • Status atual da OS, configurado conforme a operação.
  • Checklist do que precisa ser feito ou conferido.
  • Anexos, como fotos e documentos.
  • Linha do tempo com as mudanças de status e os registros feitos.

Kanban: a OS andando pelos status

No quadro Kanban, cada coluna é um status e cada cartão é uma ordem de serviço. A equipe vê de relance o que está parado, o que está em execução e o que está pronto para entrega. Os status refletem a operação de cada empresa: uma assistência técnica pode ter aguardando peça, e uma empresa de manutenção pode ter agendado.

A lista continua disponível para quem prefere filtrar e buscar. O Kanban é melhor para acompanhar o andamento do dia.

Checklist, anexos e linha do tempo

O checklist evita que o técnico pule etapas e deixa registrado o que foi conferido. Anexos guardam fotos do antes e do depois e documentos do cliente. A linha do tempo mostra cada mudança de status e quando ela aconteceu.

Juntos, esses registros respondem à pergunta que o cliente faz quando recebe a cobrança: o que exatamente foi feito. A ordem de serviço impressa traz espaço para assinatura, para quem precisa do aceite do cliente na entrega.

Da OS concluída às contas a receber

Ao faturar a OS, o valor vira conta a receber no financeiro: uma conta única ou várias parcelas, cada uma com data de vencimento, centro de custo e conta bancária, e com a opção de marcar como já recebida quando o cliente paga na entrega.

No FaturaNet, o faturamento da OS cria os lançamentos de receita e registra o evento na linha do tempo da própria ordem de serviço. A partir do lançamento, a nota fiscal de serviço pode ser emitida, como mostra o guia emitir NFS-e junto com a cobrança.

Serviços que se repetem todo mês, como contratos de manutenção, ficam melhor numa cobrança recorrente, explicada em cobrança para assistência técnica e manutenção.

Erros comuns

  • Concluir a OS e não faturar, deixando o serviço sem conta a receber.
  • Faturar sem descrever peças e mão de obra separadamente.
  • Usar status demais, que ninguém atualiza, ou de menos, que não mostram onde a OS está parada.
  • Guardar fotos e aprovações fora da OS, onde ninguém encontra quando o cliente questiona.

Perguntas frequentes

Posso começar a OS a partir de um orçamento?

O orçamento aprovado é o ponto de partida natural do serviço. O caminho do orçamento até a venda, com conversão e contas a receber, está explicado em orçamento em Kanban e conversão em venda.

Dá para parcelar o valor da OS?

Dá. No faturamento, o valor pode ser dividido em parcelas com vencimentos diferentes. Cada parcela vira uma conta a receber, com o centro de custo e a conta bancária escolhidos.

Quem pode mudar o status de uma OS?

Quem tem permissão de acesso às ordens de serviço. Cada mudança fica registrada na linha do tempo, o que permite saber quem moveu a OS e quando.

A OS precisa ser impressa?

Não precisa, mas a impressão é útil quando o cliente assina a retirada do equipamento ou o aceite do serviço. Para o controle interno, o registro digital com checklist, anexos e linha do tempo basta.

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