Cobrança de taxa de condomínio e de associação

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Condomínios e associações cobram uma taxa recorrente de cada unidade ou associado, com valor definido em assembleia ou estatuto, e de vez em quando uma cobrança extra, como taxa extraordinária ou chamada para obra. A administração precisa gerar essas cobranças no mesmo dia para todos, mandar o código de pagamento a cada responsável, saber quem pagou sem conferir extrato e prestar contas do que entrou e saiu. Um sistema de cobrança resolve isso com um item recorrente por unidade ou associado, cobranças avulsas para as taxas extras, baixa automática pelo gateway e lançamento de receita no financeiro. Centros de custo separam taxa ordinária, fundo de reserva e obras, o que facilita a prestação de contas. No atraso, a cobrança deve ser privada, enviada só ao responsável pela unidade, sem lista de devedores em mural ou grupo, e seguindo o que a convenção ou o estatuto prevê.

O problema típico

Em muitos condomínios, a cobrança é uma planilha de unidades mantida por um síndico que tem outro trabalho. Os boletos saem atrasados, o pagamento chega por transferência sem identificação e o atraso vira assunto no grupo de moradores.

Nas associações, o problema se repete com a anuidade ou a mensalidade de associados, somado à dificuldade de saber quem ainda está ativo.

Como a cobrança recorrente funciona

Cada unidade ou associado vira um item de cobrança com o valor da taxa e o dia de vencimento. O responsável cadastrado, proprietário ou inquilino conforme a convenção, recebe a mensagem com o código de pagamento. A configuração está em cobrança recorrente: como configurar.

Taxa extraordinária e chamada de obra entram como cobranças avulsas por unidade, com descrição que remete à assembleia que aprovou. Reajuste aprovado em assembleia muda o valor do item antes da geração da próxima taxa.

Prestação de contas com centros de custo

Separar as receitas por finalidade facilita a prestação de contas: taxa ordinária, fundo de reserva e obras em centros de custo diferentes, com as despesas lançadas nos mesmos centros. O guia de centro de custo mostra como montar.

No FaturaNet, cada taxa paga gera o lançamento de receita no centro de custo do item, e o painel financeiro mostra receitas, despesas e resultado do mês, além do uso do orçamento de cada centro de custo.

Atraso sem exposição

A cobrança do atraso vai para o responsável pela unidade, por canal privado. Lista de devedores em mural, elevador ou grupo de mensagens expõe a situação financeira de cada morador a todos os outros e costuma gerar mais conflito do que pagamento.

A Lei Geral de Proteção de Dados manda limitar o tratamento de dados ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). Para cobrar, basta o responsável saber o que deve. Na prestação de contas, o total em atraso pode ser apresentado sem identificar cada unidade, conforme a convenção e a orientação jurídica do condomínio.

O que configurar

  • Um item por unidade ou associado, com o responsável correto no cadastro.
  • Vencimento único para todos, definido em assembleia ou estatuto.
  • Juros e multa previstos na convenção ou no estatuto.
  • Centros de custo para taxa ordinária, fundo de reserva e obras.
  • Uma régua de cobrança com tom cordial e lembrete antes do vencimento.

Perguntas frequentes

Posso divulgar a lista de inadimplentes no grupo do condomínio?

Não é o caminho recomendado. A lista expõe dados e a situação financeira de cada morador a todos os outros, e a LGPD pede que o uso de dados pessoais se limite ao necessário para a finalidade. Cobre cada responsável de forma privada e trate a divulgação em assembleia conforme a convenção e a orientação jurídica do condomínio.

Quem recebe a cobrança: proprietário ou inquilino?

Quem a convenção e o contrato de locação definem como responsável pelo pagamento. Cadastre essa pessoa como cliente: é para ela que vão a mensagem, o código de pagamento e os lembretes. Se o responsável mudar, atualize o cadastro antes da geração da próxima taxa.

Como cobrar uma taxa extraordinária?

Com uma cobrança avulsa por unidade, de uma repetição ou dividida em parcelas, conforme o aprovado em assembleia. A descrição deve citar a finalidade e a assembleia, para o condômino entender a cobrança sem perguntar ao síndico.

Associação pode cobrar anuidade em vez de mensalidade?

Pode. O item de cobrança usa ciclo anual, com uma fatura por ano no valor da anuidade. Se o estatuto permite parcelar, use ciclo mensal com o número de parcelas como repetições.

Fontes

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