Cobrança para agências e empresas de software por assinatura

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Agências e empresas de software por assinatura cobram valores recorrentes por contrato ou por plano: o fee mensal da agência, a assinatura mensal ou anual do software e, às vezes, uma taxa de implantação no começo. A cobrança precisa acompanhar a mudança de plano sem retrabalho, separar o recorrente do avulso e gerar a nota fiscal do serviço. Um sistema de cobrança resolve isso com um item recorrente por contrato, ciclo mensal ou anual conforme o plano, cobranças avulsas para implantação e horas extras e baixa automática quando o pagamento entra. Upgrade e downgrade mudam o valor do item a partir da próxima fatura. O cancelamento encerra o item, e as faturas já emitidas seguem para pagamento ou cancelamento conforme o contrato. Na NFS-e, licenciamento de software e propaganda têm itens próprios na lista de serviços da Lei Complementar 116/2003, e o item escolhido define o código usado na nota.

O problema típico

No fim do mês, alguém abre a planilha de clientes, confere quem mudou de plano, calcula proporcional, gera os boletos um por um e manda por e-mail. Cada cliente tem um dia de vencimento e uma forma de pagamento, e a planilha deixa de bater com o contrato depois do primeiro upgrade que ninguém anotou.

O resultado é cobrança atrasada, cliente cobrado pelo plano antigo e serviço avulso que nunca virou fatura.

Como a cobrança recorrente funciona

Cada contrato vira um item de cobrança. Fee e assinatura mensal usam ciclo mensal; plano anual pago de uma vez usa ciclo anual com o valor cheio; plano anual pago mês a mês usa ciclo mensal com doze repetições. A configuração detalhada está em cobrança recorrente: como configurar.

Implantação, treinamento e horas extras entram como cobranças avulsas, com descrição própria, sem mexer no recorrente.

No FaturaNet, cada item tem ciclo mensal, trimestral, semestral ou anual, e a fatura é gerada com o código de pagamento do gateway e enviada por WhatsApp e e-mail.

Mudança de plano e cancelamento

Upgrade ou downgrade: altere o valor do item antes da geração da próxima fatura. Faturas já geradas mantêm o valor antigo, porque o código de pagamento foi criado com ele; se a diferença precisa ser cobrada no mês, use uma cobrança avulsa com o ajuste.

Cancelamento: encerre o item no dia em que o cancelamento vale. As faturas em aberto continuam na régua até serem pagas ou canceladas, conforme o que o contrato prevê para o período já usado.

A nota fiscal do serviço

A lista de serviços anexa à Lei Complementar 116/2003 traz o item 1.05, licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação, e o item 17.06, propaganda e publicidade. O enquadramento exato depende do serviço prestado e da legislação do município, e deve ser definido com a contabilidade.

Com o serviço cadastrado, a NFS-e pode sair a partir do recebimento de cada fatura. O fluxo está em emitir NFS-e junto com a cobrança.

O que configurar

  • Um item por contrato ou assinatura, com o ciclo do plano.
  • Cobranças avulsas para implantação e serviços extras.
  • Serviços fiscais cadastrados com o código de cada um.
  • Uma régua de cobrança com tom de comunicação entre empresas.
  • Gateway com PIX e boleto, porque parte dos clientes empresariais paga pelo financeiro com boleto.

Perguntas frequentes

Plano anual: cobrar de uma vez ou mês a mês?

Os dois funcionam. De uma vez, o item tem ciclo anual e valor cheio, com uma fatura por ano. Mês a mês, o item tem ciclo mensal e doze repetições. O que define é o contrato: se o cliente se compromete com o ano, o parcelamento precisa estar escrito, com o que acontece em caso de cancelamento.

Como cobrar horas extras do mês?

Com uma cobrança avulsa no fim do mês, descrevendo o período e as horas. Ela entra na mesma régua de lembretes e aparece separada do fee, o que facilita a aprovação no financeiro do cliente.

Dá para dar desconto nos primeiros meses?

Dá. Uma forma é criar o item com o valor promocional e alterar o valor no cadastro quando o período de desconto terminar. Outra é usar um item com número fixo de repetições para o período promocional e um segundo item, com o valor cheio, que começa depois.

O que acontece com a fatura em aberto quando o cliente cancela?

Ela continua em aberto até ser paga ou cancelada. Se o contrato prevê cobrança do período já usado, mantenha a fatura; se não prevê, cancele-a para que a régua pare de lembrar o cliente.

Fontes

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