Como migrar de outro sistema de cobrança

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Migrar de outro sistema de cobrança é trocar a ferramenta sem que nenhum cliente deixe de ser cobrado nem seja cobrado duas vezes. O caminho seguro tem quatro etapas. Primeiro, exporte do sistema antigo os clientes e o que cada um paga e importe no novo, com valor, dia de vencimento, periodicidade e número de repetições. Segundo, configure o gateway de pagamento e a régua de mensagens no sistema novo, mas deixe as mensagens desligadas. Terceiro, rode um mês em paralelo: o sistema antigo continua cobrando, e o novo gera as faturas para conferência, sem enviar nada. Quarto, quando as faturas do novo baterem com as do antigo, ligue as mensagens no novo e desligue a geração no antigo, deixando as cobranças já emitidas lá terminarem. O erro mais caro da migração é o cliente receber a mesma cobrança dos dois sistemas.

Antes de começar

  • Liste os clientes ativos e o que cada um paga, com o valor do contrato e não o da última fatura, que pode ter juros.
  • Separe as cobranças recorrentes das avulsas.
  • Anote as faturas em aberto no sistema antigo: elas terminam lá.
  • Escolha o mês da virada, longe dos dias de maior volume de vencimentos.

Importar os clientes

A importação por planilha evita cadastrar cliente por cliente. O modelo de importação costuma pedir, numa linha por cliente, os dados de cadastro e o item de cobrança.

No FaturaNet, a importação é feita por planilha Excel (.xlsx), a partir de um modelo baixado na tela de clientes, com nome, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail, observações e, na mesma linha, a descrição do item, o valor, o dia de vencimento, o ciclo, o número de repetições e se a primeira fatura sai no mês atual ou no seguinte.

  • Confira CPF e CNPJ: documento errado faz o gateway recusar a cobrança.
  • Confira telefone com DDD: é por ele que a mensagem de cobrança chega.
  • Confira a primeira geração de cada cliente, para não gerar de novo uma fatura que o sistema antigo já emitiu.

Configurar sem enviar

Conecte o gateway, escreva os textos da régua e deixe os modelos de mensagem desligados até a virada. Assim o sistema novo gera as faturas para conferência sem mandar nada aos clientes. A configuração da cobrança está em cobrança recorrente: como configurar e a escolha do gateway em como escolher gateway de pagamento.

Um mês em paralelo

Durante um mês, o sistema antigo continua cobrando normalmente. No novo, confira cliente a cliente se a fatura gerada tem o mesmo valor, o mesmo vencimento e a mesma descrição da fatura do sistema antigo. As diferenças aparecem nessa conferência, e não no telefone do cliente.

No FaturaNet, cada modelo de mensagem da régua pode ser ligado ou desligado, o que permite gerar as faturas do mês de conferência sem enviar nenhuma cobrança.

A virada

  • Desligue a geração de novas cobranças no sistema antigo.
  • Ligue os modelos de mensagem no sistema novo.
  • Deixe as faturas já emitidas no sistema antigo terminarem lá, pagas ou canceladas.
  • Avise os clientes, se a mensagem ou o meio de pagamento mudar de cara.
  • Acompanhe a primeira semana de baixas automáticas de perto.

Perguntas frequentes

Preciso migrar o histórico de pagamentos antigos?

Não é necessário para a cobrança funcionar. O sistema novo precisa dos clientes e do que cada um paga daqui em diante. O histórico pode ficar exportado do sistema antigo, guardado pelo tempo que a empresa precisar para consulta e para as obrigações legais.

E se o cliente pagar uma fatura antiga depois da virada?

Se a fatura foi emitida pelo sistema antigo e pelo gateway antigo, o pagamento cai lá e deve ser baixado lá. Por isso a conta no gateway antigo fica ativa até a última cobrança emitida por ele ser resolvida.

Posso migrar os clientes aos poucos?

Pode, e para carteiras grandes é uma boa ideia: migre um grupo, rode o paralelo, vire, e repita com o próximo grupo. O cuidado é o mesmo: cada cliente deve estar ativo em um sistema só no momento da cobrança.

Quanto tempo leva uma migração?

A importação e a configuração costumam caber em poucos dias. O que define o prazo é o mês de conferência em paralelo, recomendado para ver um ciclo completo de cobrança antes de desligar o sistema antigo. Quem vem de planilha pode começar pelo guia planilha ou sistema para cobrar clientes.

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